出版檔案的管理是由出版社管理工作重要的組成部分。深圳印刷廠當一種圖書印制完成后，責任編輯應將該書的原稿一并裝袋交檔案管理人員。檔案管理人員應登記并清點原稿是否齊全，然后按一定的順序編號存放。如果有人借用或退回作者，應由當事人簽字。如果圖稿是照
相膠片，應單獨存放。

2.版本樣書的管理
凡本社的出版物，都應存留樣本并妥善保管。每種樣本的存留數(shù)量不應少于兩本。樣本的存檔應包括：一本書的各版次、印次以及不同開本、不同的裝訂形式的樣本。對于在重印或再由作者或責任編輯修改過的
樣書，更應妥善保管。樣本的管理存放，可以一種書為單位進行編號，不同的印次和版次的樣書，應在該書總編號之下再設分編號。重印書的校正本應十分注意保管，這是因為其中有作者或責任編輯的修正記錄，它不但用作修改膠片的依據(jù)，而且對版本記錄頁也有相應的改動，這種樣本在印制完成后應交檔案管理人員妥善保管，以備以后查用。

3.電子文件管理
電子文件是出版社代替紙型、照排膠片后的一項重要資產(chǎn)。保管好電子文件在書籍重印時可免去排版費用，深圳印刷廠也可省去了幾次校對，使重印書的成本大幅度降低，有利于出版社的經(jīng)濟。保存電子文件會比保存照排膠片更節(jié)省保存的空間，查找起來也更方便，而且在需要重印的時候重新出片可以保證印刷的質(zhì)量。因此是目前出版社存檔的主要方式。由于以前保存文件多采用磁盤保存，現(xiàn)在多彩用光盤保存，要注意今后因計算機硬件發(fā)展而產(chǎn)生的舊的存儲模式淘汰而使保存的電子文件無法讀取的情況。

保存電子文件可以包括作者提交的文字和圖片的電子文件，編輯后的文件和排版后提交照排機出膠片的文件。由于提版軟件的升級速度很快，因此有可能現(xiàn)在保存的排版文件到時候可能會出現(xiàn)不兼容的情況 。而保存PDF格式的文件，雖然在今后重印時可以直接來出片印刷，但由于PDF格式的文件改版有困難，因此同時保存排版前的原文件會有一定好處。